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TAKEAWAY: Pensiamo che usare un linguaggio complicato ci faccia apparire professionali, ma la verità è che rischiamo solo di risultare distanti e incomprensibili. Curare il nostro linguaggio ci permette di instaurare un rapporto col nostro pubblico e di raggiungere più facilmente i nostri obiettivi. Per farlo è bene ricorrere a delle semplici tecniche di scrittura amministrativa efficace.

La scrittura è sempre stata un elemento fondamentale in ogni professione, e lo è anche oggi.

Certo, ChatGPT e simili ci permettono di produrre testi velocemente, di automatizzare task ripetitive, di correggere bozze in un lampo. A molti potrà sembrare che scrivere di proprio pugno nel 2026 sia diventato superfluo. Ma è proprio qui che si gioca la differenza tra una comunicazione efficace e performante e una piatta e sterile.

Non dovremmo mai scordare che il punto di partenza e di arrivo di ogni atto comunicativo dovrebbe essere la relazione con chi ci legge. Se questo è noto a molti marketers e copywriter, non possiamo dire che sia altrettanto chiaro in professioni di natura più tecnica o amministrativa, dove la comunicazione rischia di diventare puramente fredda, asettica e strumentale. Per questo è necessario imparare a rendere anche la scrittura amministrativa efficace e orientata alla relazione.

Se fai un lavoro amministrativo e scrivi molte e-mail, è arrivato il momento di sfatare un falso mito che sta sabotando il tuo lavoro. Ovvero, questa equazione:

complicato = professionale.

Ti capisco. A tutti noi hanno insegnato che usare parole difficili è sinonimo di competenza e che ci fa sembrare professionali agli occhi degli altri. Nella realtà, però, le cose non stanno così. Diciamolo chiaramente: scrivere in modo complicato ci fa solo sembrare antipatici.

Hai mai sentito parlare del “Plain Language Movement”? Si tratta di un movimento globale nato come forma di protesta nei confronti del linguaggio burocratico utilizzato nelle istituzioni.

Il segnale è forte e chiaro: le persone vogliono una comunicazione che sia professionale e comprensibile da tutti. Da qui, la prima rivelazione.

Essere professionali non significa essere pesanti.

Il burocratese non funziona. Certo, potrà appagare una coppia di avvocati nel reciproco scambio epistolare a suon di commi. Ma se ci stiamo rivolgendo al pubblico, l’antilingua ci rende solo noiosi, irritanti e addirittura insopportabili.

Se stai pensando che il problema non è tuo, ma solo del lettore, e che sta a lui adeguarsi al linguaggio istituzionale, fermati.

Ho una notizia per te.

Il problema non è solo di apparenza, ma anche strategico.

Se ti è capitato di braccare qualcuno per mesi per farti consegnare un modulo, sai di che cosa sto parlando. Sappiamo quanto è frustrante passare le giornate a mandare solleciti che, puntualmente, vengono ignorati.

Immagina adesso di trovare dall’altra parte dello schermo persone ben disposte, che fanno esattamente quello ciò chiedi loro e che ti ringraziano per il lavoro svolto.

Utopia? No.

Questo è possibile grazie alla persuasione spontanea che si crea quando curi il modo in cui scrivi e comunichi.

Interessante, vero?

Se ti stai chiedendo come rendere la tua scrittura amministrativa efficace, sappi che il segreto non è utilizzare un linguaggio povero o banale. Rischieresti solo di sembrare poco competente. Piuttosto, si tratta di umanizzare il linguaggio e renderlo più vicino a quello parlato. Ecco come.

Cinque stratagemmi di scrittura amministrativa efficace per comunicare in modo limpido, chiaro e professionale.

Niente di complicato, te lo assicuro. Si tratta di accorgimenti semplici ma che fanno una grande differenza. Il mio consiglio è quello di applicarli uno alla volta, finché non diventeranno parte del tuo stile. Vediamoli insieme.

1. Usa più verbi e meno sostantivi.

Lo sappiamo tutti: i verbi indicano un’azione. Il bello è che, mentre lo fanno, rendono anche i nostri testi più scorrevoli. I sostantivi, d’altro canto, sono blocchi solidi e pesanti che, se usati in eccesso, rallentano la lettura e rendono il testo ingolfato

Facciamo un esperimento. Prendiamo una classica mail in burocratese, piena di sostantivi:

La ringraziamo per la sua candidatura. Il processo di selezione si terrà il 30 ottobre. In seguito a un eventuale esito positivo, riceverà una notifica via mail.

Vediamo ora lo stesso testo, riscritto con qualche sostantivo in meno e qualche verbo in più:

La ringraziamo per aver inviato la sua candidatura. Il processo di selezione si terrà il 30 ottobre. Se la Commissione si esprimerà a suo favore, la avviseremo via mail.

Nel primo esempio la lettura tende a incepparsi. Il secondo esempio, invece, scorre bene ed è più caloroso. Come vedi, basta poco per migliorare un testo.

2. Usa verbi attivi.

I verbi passivi ci rassicurano perché ci deresponsabilizzano, spiega Luisa Carrada in “Struttura e Sintassi”, e forse è per questo ne abusiamo nella comunicazione amministrativa.

C’è però un problema: la forma passiva trasmette freddezza e distanza.

A farne le spese è la relazione col pubblico, che rischia di partire col piede sbagliato già dalla prima mail. Per fortuna, possiamo ovviare usando i verbi attivi.

Vediamo un altro esempio, molto simile a quello di prima:

Con la presente le comunico che la Sua candidatura è stata visualizzata. Qualora sarà ritenuto idoneo, verrà contattato entro la fine del mese per la stipula del contratto.

Distante, freddo, impersonale. Immancabilmente incorniciato dalla celebre e triste forma del burocratese, il "con la presente". Vediamo adesso una formulazione più chiara, pulita e professionale, che usa solo verbi in forma attiva:

Abbiamo ricevuto la sua candidatura. Se la Commissione si deciderà a suo favore, la contatteremo entro fine mese per stipulare il contratto.

Come vedi, il secondo messaggio è più limpido e chiaro. Non solo: risulta anche più caloroso e umano, senza mai essere informale o poco professionale.

3. Evita il gerundio, perché è oscuro.

Se l'indicativo è un libro aperto, il gerundio è una poesia ermetica.

Come spiega Letizia Sechi in "Alternate Takes", quando non è associato a un verbo finito (es. "sto scrivendo") il gerundio sottintendente un'azione implicita che il lettore deve ricostruire con uno sforzo interpretativo.

Il gerundio va quindi dosato con cura: se usato male, intorpidisce la limpidezza del messaggio.

Vediamo subito un esempio:

Le comunico che è stato scelto come vincitore del bando CRU. Accedendo al portale provinciale, inserisca i dati personali e firmi il contratto.

Quando devono essere inseriti questi dati personali? Prima di accedere al portale, durante l'accesso o dopo averlo fatto? Vediamo ora lo stesso messaggio senza gerundio.

La informo con piacere che ha vinto il bando CRU. Per firmare il contratto, acceda al portale provinciale con i suoi dati personali.

Più bello, vero? Le azioni da compiere si staccano dallo sfondo confuso creato dal gerundio, e splendono in modo definito nel paesaggio interiore del lettore. Il messaggio diventa cristallino e piacevole da ascoltare. E a proposito di piacevolezza all'ascolto, veniamo al prossimo punto.

4. Sii musicale, non robotico.

La musicalità è un elemento importante per la riuscita di un buon testo e per l’impatto che abbiamo sul nostro lettore. Per questo non andrebbe mai sottovalutata.

Tutti noi preferiamo addormentarci ascoltando un concerto per pianoforte anziché col traffico dell'ora punta. Allo stesso modo, nella scrittura possiamo decidere se essere un'accozzaglia di rumori oppure melodie piacevoli.

Vediamo subito un esempio, dove il testo è duro, spigoloso e acido:

Con la presente si comunica che, al fine di stipulare il contratto, è necessario che venga allegato un curriculum vitae epurato dati personali, eccezion fatta per la denominazione, che deve essere posta in alto.

Riscriviamo ora il testo facendo attenzione alla musicalità.

Prima di inviare il contratto firmato, alleghi anche un curriculum vitae privo dei suoi dati personali (come indirizzo, numero di telefono, ecc). Si assicuri solo che compaia il suo nome in alto.

Più bello, vero?

5. Evita i paroloni e gli ipertecnicismi

Sigle, norme e tecnicismi sono all'ordine del giorno se fai un lavoro amministrativo. Il problema è che sono normali per te, ma non per il tuo pubblico. Per questo motivo dovresti evitare di utilizzarli, anche a costo di spendere qualche parola in più per spiegarti meglio.

Come previsto dall’art. 3 comma 2 del Codice Civile,  la prego di compilare e inviare firmata a titolo integrativo - pena l'invalidità del procedimento di selezione - la DSAN relativa alla candidatura da lei inviata.

Per semplificare, sciogliamo i nodi, raggiriamo l'abbreviazione e concentriamoci sulle azioni che stiamo chiedendo al destinatario di compiere.

Se proprio vogliamo mantenere il riferimento legislativo, confiniamolo in una parentesi e mettiamo a fuoco la conseguenza pratica che l'azione richiesta ha sul lettore.

La prego di compilare e restituire via mail il modulo allegato, dove dichiara che i titoli citati nella sua candidatura sono autentici. Il documento è obbligatorio ai sensi della Legge (art. 3, comma 2 del Codice Civile): se non lo consegnerà firmato entro i termini previsti, saremo costretti a escluderla d'ufficio dal procedimento di selezione.

Il testo è un più lungo, certo, ma decisamente più chiaro. Il lettore è messo nelle condizioni di capire subito e in modo inequivocabile quale azione deve compiere e cosa succede se non lo fa. In questo modo, non solo si evitano incomprensioni, ma si mette anche il lettore nelle condizioni di essere autosufficiente per quanto riguarda la sua parte nella procedura amministrativa.

6. Ricorda che sei umano/a

In conclusione, volendo riassumere e trascendere il senso di tutti i consigli precedenti, ricordati di essere una persona al servizio di altre persone. Anche se lavori in un'istituzione.

Nei testi, così come nella vita, l'intenzione con cui facciamo le cose determina quello che creiamo. Se da un lato è doveroso ricorrere alla tecnica per migliorare la nostra comunicazione, non dovremmo mai scordare che alla base di ogni nostra parola ci dovrebbe essere una retta intenzione. In questo caso, quella di restare umani anche dopo aver timbrato il cartellino.